Leiders in organisaties hebben vaak het gevoel dat ze geleefd worden. Ze verzuipen in de alledaagse chaos van brandjes blussen en beslissingen nemen. De informatiestroom die iedere dag op hen afkomt is enorm. We kunnen de complexiteit van de huidige tijdsgeest niet wegnemen, maar we kunnen ons wel anders gaan organiseren om hier beter mee te kunnen omgaan. Het fundament van de Obeya aanpak is dat we de juiste mensen op het juiste level samenbrengen om de juiste beslissingen te nemen.
Bij het bouwen van deze fundering houden we rekening met 3 elementen:
- Team structuur
- Meeting structuur
- Escalatie en feedback flow
Team structuur: hoe aanpakken met Obeya?
Eén van de redenen waarom leiders - vooral eerstelijnsleidinggevenden - verzuipen is dat alle beslissingen bij hen samenkomen. Dit komt door de indirecte communicatielijnen binnen ons hiërarchisch model. In de Obeya-aanpak gaan we niet het hele organisatiemodel veranderen tot een volledig holacratisch model, maar binnen de Obeya-kamer passen we wel diezelfde mindset toe en vormen autonome multidisciplinaire teams met hun unieke speelveld. Wat moeten we op ons niveau kunnen beslissen? Wie hebben we daarvoor nodig? Wie moet ons ad hoc ondersteunen?
Fig. 1 Fictief voorbeeld van een deelorganisatie binnen een productieafdeling
Op deze manier creëren we directe communicatielijnen, vlakke structuur en betrokkenheid in besluitvorming. Ook spreken we binnen de Obeya niet meer van functies, maar van rollen. Wanneer de rol die moet escaleren naar een volgend niveau niet aanwezig is, neemt iemand anders van het team deze rol over.
Meeting structuur: hoe aanpakken met Obeya?
Niet alleen de juiste mensen bij elkaar brengen is belangrijk. Om een efficiënte Obeya te bekomen, moeten de juiste dingen op het juiste tijdstip besproken worden. Hierbij kijken we naar volgende factoren:
- Scope van de meeting: Beperk de inhoud zodat ze relevant is voor iedere deelnemer. Beter 2 korte meetings dan 1 lange die maar deels relevant is.
- Frequentie: Operationele teams zullen de nood hebben om vaker te overleggen dan strategische teams door de aard van hun problemen en acties die ze moeten nemen.
- Tijdstip: We werken met vaste tijdstippen zodat iedere deelnemer aan de nodige meetings kan deelnemen binnen het escalatieproces.
Zo ontstaat er ritme, regelmaat en rust. De Obeya meetingstructuur is heilig en krijgt voorrang op ad hoc meetings. Zo creëren we voorspelbaarheid en zekerheid. Uiteraard is dit een Obeya-cultuur die langzamerhand moet groeien.
Escalatie en feedback flow: hoe aanpakken met Obeya?
Tot slot moeten we de verschillende teams en niveaus nog aan elkaar koppelen door een goede escalatie en feedback flow. Deze flow vormt zich enerzijds door het systeem van Obeya zelf, wat we later in deze blogreeks zullen behandelen. Anderzijds ontstaat er een natuurlijke escalatieflow door de teams zo samen te stellen dat er steeds 1 rol fysiek escaleert zoals in figuur 1.
De valkuil bij het opzetten van deze Obeya structuur is het huidige hiërarchisch model. We kunnen de controle moeilijk loslaten dus houden we vast aan bestaande extra functionele meetings. Organisaties moeten dus op zoek gaan naar de juiste balans tussen het integreren binnen multidisciplinaire teams én het behouden van functionele verbondenheid binnen het kennisdomein. Wanneer we dit niet doen, creëren we meeting na meeting waardoor het Obeya concept zijn doel voorbijstreeft.
Fig 2. Voorbeeld van een Obeya escalatie en feedback flow in een productieafdeling
In het volgende deel van deze blogreeks leggen we uit hoe we beslissingsbevoegdheden en rollen binnen het Obeya team opzetten.
Obeya - wat zijn de rollen? Lees meer in deel 3
In de laatste 2 delen nemen we je verder in de Obeya fundamenten. Wat zijn de successleutels en wat zijn de valkuilen in een Obeya transformatietraject?
Obeya - welk leiderschap verwachten we? Lees meer in deel 4
Obeya - hoe stellen we een Obeya room op? Lees meer in deel 5
Heb je deel 1 van de blogreeks gemist?
Obeya - waarom Obeya gebruiken? Wat is Obeya? Hoe verloopt een Obeya implementatietraject?
Benieuwd naar meer? Blijf ons volgen.
Heb je een specifieke vraag? Neem een kijkje op onze website of contacteer ons. Stanwick ondersteunt je in jouw future proof transformatie!
