5S is een methode om via 5 S-tappen, met alle betrokken mensen, op basis van afspraken, een aangename, ordelijke, nette, veilige en productieve werkomgeving te creëren én in stand te houden.
Als je de 5 stappen ‘sec’ bekijkt, kan je verwachten dat na implementatie volgende (herkenbare?) situaties worden vermeden:
- materiaal, gereedschap of wisselstuk dat rondslingert, dat in de weg of op verkeerde en/of andere plaatsen ligt, dat verdwenen is
- het zoeken naar materiaal, gereedschap,... inclusief de onnodige verplaatsingen
- een vervuilde werkomgeving, installaties & machines, met vb. olie op de vloer, defecte onderdelen,...
- ongeschikt, defect, teveel of te weinig gereedschap
- defecten door het gebruik van ongeschikt gereedschap
- onveilige situaties, en daardoor ongevallen
- plaats tekort
De praktijk bewijst dat deze verwachtingen worden ingevuld. Maar het gaat veel verder dan dit.
Er ontstaat een grotere betrokkenheid van iedereen bij de organisatie en zijn doelen.
- Spanningen & frustraties verminderen rond dagdagelijkse problemen, zoals het zoeken naar materiaal, het niet volgen van afspraken door anderen, het moeten opruimen na een andere collega, het werken met ongeschikt materiaal, verbetervoorstellen die niet worden aangepakt.
- Omdat de mensen van de werkzone zelf betrokken worden, zelfs de lead nemen bij 5S en zelf meebeslissen hoé dit concreet moet gebeuren, nemen mensen met ‘volle goesting’ verantwoordelijkheid voor het actief beheer van de eigen werkzone.
- De werkomgeving geeft een positieve, stabiele, goed georganiseerde uitstraling naar klanten en medewerkers.
- Er gebeurt effectief iets met verbetervoorstellen: positieve inbreng wordt beloond.
- Door frequente, effectieve & gestructureerde communicatie rond 5S (in eerste instantie kan dit uitgebreid worden met andere KPI’s), weet iedereen waar de organisatie naar toe gaat en wil en wat ieders rol daarbij is: de neuzen gaan in dezelfde richting.
- Het uitvoeren en de evaluatie van 5S-(peer)audits stimuleert open, respectvolle dialoog tussen collega’s.
E=QxA²: Coachend & ondersteunend leiderschap wordt gestimuleerd.
- Leiders leren hoe werknemers te betrekken bij een verandering (change management)
- Leiders leren de praktijkkennis van de werknemers op de werkvloer positief & effectief in te zetten, wat voor de werknemers een teken van waardering betekent.
- Leiders leren de kracht van zelfsturing, stimulering, coaching & ondersteuning kennen.
- Leiders leren de kracht van frequente, effectieve & gestructureerde communicatie kennen.
- Leiders leren de kracht en het belang van standaardwerk kennen.
De stabiliteit, de voorspelbaarheid en dus de efficiëntie van activiteiten en processen op de werkvloer wordt verhoogd.
- Er is een basisorganisatie op de werkvloer, die onderhouden blijft door de medewerkers (zonder ‘basis’ kunnen we niet gestructureerd & continu verbeteren).
- Er zijn heldere afspraken over wie wat doet in kader van borging van de basisorganisatie op de werkvloer. De organisatie leert geplande afspraken nakomen, op basis van samen vastgelegde standaarden.
- Controle van de ‘toestand’ van de werkvloer is eenvoudiger: hiervoor is er een ‘standaard’.
- Het wordt makkelijker zichtbaar wanneer er iets fout loopt.
- Er is een positief effect op kosten zonder extra grote inspanningen: tijdwinst, ruimtebesparing, vlottere doorstroming goederen, snellere detectie storingen, langere levensduur van installaties.
Tijdens de implementatie van 5S kan de basis worden gelegd voor volgende verbetertrajecten, die daardoor sneller effect hebben.
Via een 5S-implementatie, kan de organisatie in contact worden gebracht met andere verbeterinzichten & technieken:
- ‘waarde toevoegende activiteiten’ versus ‘niet-waarde toevoegende activiteiten’
- de ‘7(+3) Wastes’
- change management
- standaarden & standaard werk
- werkpostanalyse & -organisatie, incl. in- & uitgaande stromen
- vastleggen & managen van voorraadzones
- continu verbeteren – PDCA
- visual management – communicatiecellen - communicatieborden
- TPM (bij 3S kunnen TPM-taken geïntegreerd worden)
- ...
Tot slot:
Je eigen huis eens per week schoonmaken is makkelijk. Het daarna, samen met je andere huisgenoten, volgens de gemaakte afspraken, netjes en op orde houden is een grotere uitdaging. 5S vraagt ook die continue aandacht & inspanning, van de mensen op de werkvloer én van de leiding! 5S is geen ‘project’ (net zoals Lean geen ‘project’ is), het is een stap richting continu verbeteren, richting een lean organisatie. Daarom mag het niet stoppen bij 5S. Dit zou een gemiste kans zijn.
Succes!
Jeroen Van den Hove
