De meeste organisaties worstelen met de hoeveelheid en snelheid waarmee nieuwe veranderingsprojecten worden gedefinieerd. Het is niet eenvoudig om vaste resources toe te wijzen aan deze lange termijn projecten. Bovendien duren deze projecten meestal lang, waardoor heel wat medewerkers de neiging hebben om af te haken, omdat resultaten (te) lang uitblijven.
De “Lean Transformatie” aanpak helpt u om snelheid te halen in het uitwerken van deze veranderingsprojecten. In “Lean Transformatie” staat “transformatie” voor een doorgedreven veranderingsaanpak met een fundamentele cultuurverandering en “lean” voor de technieken die hierbij kunnen gebruikt worden. We denken hierbij aan o.a. procesbeschrijving via value stream mapping (VSM), het opzetten van visueel management, het luisteren naar de klant via Voice of the Customer (VOC).
In deze aanpak wordt het veranderingsproject opgesplitst in kleinere onderdelen, die in golven van drie maanden gepland worden. Deze kleinere onderdelen kunnen afdelingen of processen zijn. Aan het einde van elke golf is er minimum een oplossing uitgetest (een gewijzigde proces of een nieuwe werkwijze binnen de afdeling) die werkt en de gewenste resultaten bereikt. Vaak kan nadien de oplossing onmiddellijk op grote schaal geïmplementeerd worden. Daar waar er een aantal IT technische wijzigingen dienen te gebeuren kan dit nog drie tot zes maanden duren, wat nog steeds sneller is dan meestal het geval is, daar de oplossing reeds gekend is en de specificaties gedetailleerd zijn opgegeven.
Medewerkers worden sterk betrokken en gaan door een snelle en doorgedreven aanpak. Het is immers de bedoeling dat na het implementeren van de oplossing en het borgen van de resultaten, de organisatie blijvend verder werkt aan andere verbeteringsinitiatieven. Dit vraagt van de leidinggevenden de nodige creativiteit om de medewerkers gedurende een beperkte tijd (gedeeltelijk) vrij te maken van hun dagelijkse taken. Er kan gewerkt worden op meerdere projecten tegelijkertijd, tijdens maximum drie verschillende golven per jaar. Zo kan een grotere organisatie op twee tot drie jaar door de volledige transformatie gaan.
Ondernemingen, die door deze aanpak zijn gegaan, zijn enthousiast:
- Er is een grote focus op het veranderingsproces en het bereiken van resultaten. Je kan sneller voor een korte periode medewerkers vrijmaken dan voor een project van een jaar en langer.
- Medewerkers zijn initieel vaak terughoudend, maar als men voelt dat het om oprechte betrokkenheid gaat, waar zij de experten zijn in hun domein die de verbetering kunnen doorvoeren, is men gewonnen voor deze aanpak.
Alvorens te starten is een goede voorbereiding van het traject noodzakelijk. Rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk gedefinieerd. De keuze van het (de) eerste project(en) is essentieel en moet(en) de gewenste resultaten behalen. Zo voelt de organisatie dat er een nieuwe dynamiek speelt. Andere belangrijke factoren zijn inzet en een duidelijke tijdsinvestering van medewerkers en leidinggevenden. Enkel zo kunnen binnen de drie maanden resultaten bereikt worden op goed afgebakende afdelingen en processen.
Kortom: indien doorlooptijdverkorting van processen, kostenbeheersing of competentieopbouw onderwerpen zijn die dienen verbeterd te worden, dan is “Lean Transformatie” de aanpak.
Karine Roodhooft
