Deel 3: Duidelijke rollen en kaders
Obeya. Is het weer een nieuwe LEAN-trend of is het een onmisbare basis voor iedere organisatie? In deze 5-delige blogreeks duiken we in de wondere wereld van Obeya. Ontdek in deze blog hoe Stanwick deze aanpak inzet in future-proof transformaties. In deel 3 van deze reeks geven we enkele tips voor het opstellen van duidelijke teamkaders.
Wanneer we ons niet organiseren, zullen systemen niet functioneren. In het vorige deel hebben we gelezen dat een goede teamstructuur de basis is voor een succesvolle Obeya. Echter, een goede teamstructuur alleen is niet voldoende. Om een efficiënt autonoom Obeya-team te krijgen, moeten we ons ook binnen deze teams organiseren. Een voetbalteam met enkel goalkeepers zal geen doelpunt binnenlaten, maar zal ook de match niet winnen. Welke rollen hebben we in ons team nodig om te winnen?
Als je deze teamkaders wil opstellen, zijn er 3 belangrijke factoren:
- Werkt ieder team binnen zijn beslissingsbevoegdheid?
- Zijn de juiste rollen in het team toegewezen?
- Zijn de verwachtingen voor iedereen duidelijk?
Ieder team zijn unieke speelveld
Elk team moet bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Dit kan alleen als deze strategie concreet en praktisch wordt vertaald naar elk niveau en team. Een operationeel team moet niet 50% van de tijd besteden aan strategische vergaderingen maar moet wel 100% van de tijd bijdragen aan de prioriteiten en doelstellingen van de organisatie. Deze vertaling zorgt ervoor dat we praktische speelvelden creëren van KPI’s, taken en verantwoordelijkheden. Het is niet eenvoudig om deze speelvelden op te zetten. Begin met een eenvoudige basis die kan meegroeien met de maturiteit van het team. Elk team is anders, speelvelden zijn dus uniek. Elk team groeit, speelvelden moeten bijgevolg ook dynamisch kunnen veranderen.
Fig 1 Aard van de speelvelden voor elk niveau
Rollen binnen het team
De Obeya-aanpak is niet zo diepgaand als een volledige transformatie naar zelforganisatie. We herverdelen geen inhoudelijk taken en rollen binnen het team. We geven hen wel inzicht in de principes van autonomie door hen te laten nadenken over de benodigde rollen binnen de Obeya meeting. Er zijn drie types:
- Rollen tijdens de Obeya meeting zoals facilitator, timekeeper, secretaris, procesbewaker, …
- Rollen binnen het Obeya team zoals experten, trainers, coaches, actie en project eigenaars, …
- Rollen tijdens de Obeya transformatie zoals sponsor, eigenaar, piloot team, Obeya coach, …
We spreken over rollen en niet over functies omdat het team deze rollen flexibel moet kunnen inzetten. Eén persoon kan dus verschillende rollen uitoefenen.
Obeya zal het team ook helpen om de dagelijkse organisatie duidelijk en visueel te krijgen: Wie doet nu vandaag wat en wie is het aanspreekpunt van welke actie?
Duidelijke verwachtingen
Het doel van Obeya is niet het behalen van resultaten, maar het leren van elkaar. Als het lerend vermogen van het team stijgt, zal het ook beter presteren. We kunnen KPI’s duidelijk visualiseren en opvolgen, maar zijn we ook duidelijk in wat we verder van de teams en medewerkers verwachten?
Hoe maken we verwachtingen in mindset, gedrag en autonomie duidelijk? Ga hierbij creatief aan de slag met visualisatie, training en communicatie. Investeer tijd in mindset-workshops voor elk team. Vraag regelmatig feedback en ga persoonlijk in gesprek met medewerkers. Maak op die manier een koppeling met jaarplannen en individuele doelstellingen.
Wanneer teamleden de juiste rollen opnemen, weten naar welke goal ze moeten mikken en weten wat er van hen verwacht wordt, zijn we op weg naar een winnend team.
In het volgende deel van deze blogreeks gaan we dieper in op betrokkenheid en eigenaarschap.
Obeya - welk leiderschap verwachten we? Lees meer in deel 4
In het deel 5 focussen we op het laatste Obeya fundament: de Obeya room als resultaatsgedreven systeem. Wat zijn de successleutels en wat zijn de valkuilen in een Obeya transformatietraject?
Obeya - hoe stellen we een Obeya room op? Lees meer in deel 5
Heb je de vorige blogs nog niet gelezen?
Obeya - wat is de teamstructuur en escalatiestructuur? Lees meer in deel 2
Benieuwd naar meer? Blijf ons volgen.
Heb je een specifieke vraag? Neem een kijkje op onze website of contacteer ons. Stanwick ondersteunt je in jouw future proof transformatie!
Annelies Boecxstaens
