Project Excellence als hefboom voor duurzame groei

De nood aan digitalisering, automatisatie, AI-implementatie, procesoptimalisatie en duurzaamheidsinitiatieven blijft groeien. Dit betekent dat er een continue stroom is van ideeën en veranderingen om succesvol te blijven en aan de verwachtingen van zowel hun interne als externe klanten te voldoen. Deze ideeën worden steeds vaker in een projectvorm gegoten. 

Toch blijft dit Project Management voor vele organisaties een stevige uitdaging. Dat ligt vrijwel nooit aan de mate van inzet of domeinexpertise. Maar eerder aan het ontbreken van een ondersteunde, geïntegreerde aanpak die projecten verbindt met de strategie, de prioriteiten en de dagelijkse werking van de organisatie. 

Vanuit Stanwick merken we dat projecten bij onze klanten veelal worden aangestuurd op buikgevoel. Dit brengt als voordeel mee dat er snel kan gereageerd worden en dat de projectleider over een hoge mate van autonomie beschikt. Nadelen zijn echter dat objectieven vervagen, budgetten moeilijker te respecteren zijn en tijdlijnen steevast overschreden worden. Daarnaast melden zowel projectmedewerkers als andere stakeholders een tekort aan gerichte communicatie en rolverdeling. 

De sleutel tot Project Excellence

We krijgen vaak de vraag om een opleiding Project Management te geven aangezien je daarmee de bouwstenen legt voor inzichten en competenties bij je Project Manager. Onze deelnemers leren streven naar een duidelijke scope, een realistische planning en krijgen pragmatische tools om hun projecten te organiseren en op te volgen en tegelijk hun projectteam te aligneren qua doelstellingen. 

Maar enkel de inzichten en competenties van de project managers verhogen, is onvoldoende. Organisaties die echt goed zijn in Project Management kijken nóg verder. Die verbinden het Project Management namelijk aan het Portfolio Management, het Programma Management, het leiderschap, de budgetten en de cultuur binnen de organisatie. Dan pas kan je spreken van Project Excellence. 

Dergelijke bedrijven hebben een antwoord gevonden op de vragen: 

- Hoe zorgen we ervoor dat de juiste projecten worden geselecteerd?
- Welke aanpak hebben wij als organisatie nodig om onze projecten te ondersteunen?
- Hoe gaan we deze aanpak vanuit onze organisatie ondersteunen en ervoor zorgen dat die ingeburgerd geraakt? 
- Hoe definiëren we de rollen binnen het projectteam?
- Welke andere tools en templates bieden we aan?

Eenvoud boven complexiteit

Project Excellence vereist geen zware methodieken of uitgebreide rapporteringsstructuren. Het mag geen administratieve last worden bovenop de uitdaging van het project, want dan riskeer je dat medewerkers ontmoedigd raken en al snel terug in oude gewoontes vervallen.  

Je zorgt daarentegen voor eenvoud in je aanpak door heldere doelstellingen te definiëren, eenduidige rollen en verantwoordelijkheden te bepalen en transparante communicatie te verzekeren. Daarnaast stel je best visueel management onder de vorm van dashboards en praktische (rapporterings)tools ter beschikking.

Daarnaast mag je natuurlijk niet vergeten dat het succes van projecten niet gerealiseerd wordt door processen en tools maar wel door mensen. Een Project Management training zal daarom absoluut een meerwaarde zijn voor de verhoging van de adoptie door je projectteams. De tools in combinatie met de opleiding tonen aan dat je als organisatie deze aanpak top-down en bottom-up ondersteunt. 

Kortom, Project Excellence is een geïntegreerde manier van denken en werken om verandering te creëren in lijn met de strategie van de organisatie, waarbij mensen, processen en tools elkaar niet tegenwerken maar net gaan versterken.