Laten we eens een kijkje nemen naar deze 7 sleutelprincipes.
1. Continuous business justification
Binnen PRINCE2® (PRojects IN Controlled Enviroments) ligt er veel focus op het hebben van een relevante business case. De focus van de business justification ligt zowel op desirability (willen we dit, past dit in onze strategie?) als in viability (gaan we de benefits kunnen realiseren en de producten kunnen opleveren?). In elke fase van het project zijn formele momenten voorzien, om te oordelen of er (nog) een reden is om het project te doen/verder te zetten. Op deze manier ontstaat een Business Case Development Path waarin verschillende stakeholders gedurende de looptijd van het project hun verantwoordelijkheid nemen in het aantonen, bevestigen of verwerpen van de business case.
2. Learn from experience
Zowel bij de start als tijdens de uitvoering en bij het afsluiten van een project wordt er bij PRINCE2® veel aandacht besteed aan lessons learned. Wat hebben we geleerd van voorgaande projecten? Wat hebben we geleerd tijdens de afgelopen fase? Wat hebben we geleerd doorheen het project? Een lessons log wordt bijgehouden, zodat alle lessons learned tezamen gecapteerd zijn.
3. Defined roles and responsibilities
PRINCE2® is als methodiek zeer gedetailleerd over rollen en verantwoordelijkheden in een projectorganisatie. Allereerst vertrekt men vanuit drie project interests – Business (“value for money”), User (benefits) en Supplier (skills & technical integrity) die dienen vertegenwoordigd te zijn in de project stuurgroep.
In een project management team zijn ook nog verschillende rollen opgenomen, met elk hun verantwoordelijkheden. Denk maar aan een project manager, team manager(s), project support, change authority, project assurance. Elk met een eigen focus, maar belangrijk dat zij allemaal ‘on speaking terms’ zijn om het project te laten slagen.
4. Manage by stages
Hoewel heel wat project management methodes werken met een gefaseerde aanpak, is ook PRINCE2® weer uniek in de opzet van fasen, management stages, in een project.
Elke management stage begint en eindigt met een proces dat ‘Managing Stage Boundary’ (aan het einde ‘Closing a Project’) genoemd wordt, waarmee meteen aangetoond wordt hoeveel focus er gelegd wordt op het afsluiten van fase en het voorbereiden van de volgende stage. Het is dus niet gewoon aan het begin van een project opdelen in behapbare blokken, maar het is werkelijke systematisch opvolgen waar we staan en of we de doelstellingen aan het bereiken zijn. Binnen de PRINCE2® methodiek is er elke fase een terugkoppeling naar de stuurgroep met een end stage report, waarbij ook het project plan en de business case een update krijgt, bekeken wordt of het zinvol is het project te continueren en op basis van deze feedback een nieuw stage plan (‘go!’ voor volgende fase) dan wel een exception plan (wanneer bijsturing noodzakelijk is) maken. Op deze manier houdt een stuurgroep vinger aan de pols en ben je niet oeverloos aan het vooruit plannen, maar gebruik je tussenliggende fasen en processen om weer verder te plannen.
5. Manage by exception
Door een heldere definiëring van rollen en verantwoordelijkheden is het ook mogelijk om het ‘manage by exception’ principe aan te houden. In een PRINCE2® project wordt er steeds kritisch bekeken hoe beslissingsbevoegdheid niet alleen op het hoogste niveau kan gelegd worden. Door het duidelijk opstellen van ‘tolerancies’ (grenzen) rond topics als tijd, kost, kwaliteit, scope, risico’s en benefits is het mogelijk om beslissingen te (laten) nemen op elk niveau en enkel te escaleren naar bovenliggende niveau indien het noodzakelijk is. Op deze manier behoudt elk niveau zijn autonomie en kan er met volle motivatie doorgewerkt worden.
6. Focus on products
Volgens de PRINCE2® methodiek is een succesvol project result-oriented en niet activity-oriented. Klinkt eenvoudig, maar ook hier zit in verschillende fasen van het project en bij verschillende niveaus van stakeholders mechanismen ingebouwd om te focussen op wat er opgeleverd dient te worden. Product requirements worden vooraf bepaald en zullen het projectwerk aansturen. Progressie wordt gemeten aan de hand van het behalen van objectieven, en dit wordt sterk gemonitord doorheen de ganse project cyclus.
7. Tailor to suit the Project Environment
Het mooie aan PRINCE2® is dat men de mogelijkheid biedt om én, meer zelfs, verwacht dat de methodiek aangepast wordt aan de project omgeving. Het dogmatisch vasthouden aan PRINCE2® leidt niet tot succesvolle projecten en dus is het een mandatory principle. Project per project dient er bekeken te worden hoe processen, rollen, producten, terminologie,… aangepast kan worden, zodat het de omgeving past en het project dus ook meer slaagkans zal hebben.
Stanwick’s expert view:
PRINCE2® is geen methodiek die je als individuele project leider kan toepassen of uitrollen. De aanpak is er één voor een ganse organisatie. Het dient dus een bewuste keuze te zijn van de organisatie om projecten op een PRINCE2® manier aan te pakken, wil men het volledig kunnen uitrollen en succes ervaren. Niet iets om halsoverkop te implementeren.
PRINCE2® geeft een duidelijke visie mee op project management (‘wat’), maar laat het ‘hoe’ veelal over aan de project leaders die ermee aan de slag gaan. Dit kan een zegen zijn, omdat je op die manier zelf nog heel veel kunt invullen. Voor projectleiders die graag wat meer concrete houvast hebben rond het ‘hoe’, is PRINCE2® mogelijks niet de meest aangewezen methodiek.
De methodiek biedt een taal om autonomie, beslissingsbevoegdheid en grenzen hieromtrent bespreekbaar te maken. Door enerzijds ervoor te zorgen dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd zijn, maar ook dat er aan elke rol duidelijke ‘tolerancies’ gekoppeld zijn, verlopen cruciale momenten in de project cyclus vlot.
Dé grote troef van PRINCE2® is dat er flexibiliteit wordt ingebouwd om de methodiek aan te passen aan de (project) organisatie. Elke organisatie is anders en elk project heeft een andere invalshoek. PRINCE2® is dus niet zomaar één methode, maar biedt een ganse waaier aan mogelijkheden om succesvol projecten te leiden.
Deze 7 principes geven al een ‘flavour’ van wat aan de basis ligt van PRINCE2®, maar er schuilt uiteraard nog veel meer in deze methodiek. Wilt u meer weten over PRINCE2®, de doorvertaling van deze sleutelprincipes binnen jouw organisatie? Contacteer ons voor een vrijblijvende gesprek.
