“effectief en efficiënt werk- en roloverleg”
Ook al jaren op zoek naar een vergadervorm waarin we op gelijkwaardige basis kunnen overleggen, waar je medewerkers kan betrekken bij het maken en evalueren van afspraken die hen zelf raken, waar we eigenaarschap kunnen ontwikkelen en versterken, waar wat we afspreken ook echt wordt gedragen en uitgevoerd, waar we de collectieve wijsheid van de groep kunnen benutten om effectieve besluiten te nemen en echt vooruit te gaan en waar alle informatie beschikbaar is voor elk die rond de tafel zit (of staat) … ? Die overlegvormen bestaan wel degelijk en in Stanwick passen we ze toe.
Organisaties zijn voortdurend op zoek naar manieren om de complexiteit van de business te navigeren, betrokkenheid van medewerkers te verhogen en vooral zich aan te passen aan de constant veranderende externe context. Zulke besturingssystemen (op basis van bv. Holacracy en/of Sociocratie) zijn gebaseerd op 2 belangrijke pijlers:
- een organisatiestructuur gebaseerd op voortschrijdend inzicht en dus steeds in (organische) beweging
- een overlegstructuur die toelaat snel en dynamisch (bij) te sturen
In deze dynamische en “buigbare” overlegstructuren maken we een onderscheid tussen werk- en roloverleg. Het werkoverleg is een frequent overleg dat zich uitsluitend richt op het operationele werk IN de organisatie, het roloverleg daarentegen vindt minder frequent plaats en gaat over het werken AAN de organisatie, een vorm van permanente organisatieontwikkeling als het ware. Beide overlegvormen hebben tot doel om barrières in het (samen) werken op te lossen. Concreet, in het werkoverleg worden “spanningen” ad hoc geagendeerd en aangepakt zodat het team verder kan werken, dit gaat dus over het operationele, dagelijkse werk. Kwesties die om aanpassing van het organisatie-ontwerp vragen of waarbij er iets in de weg zit om een rol goed te kunnen invullen, worden verplaatst naar het roloverleg. Het zijn 2 verschillende overlegvormen die vandaag meestal door elkaar lopen – door de 2 gesprekken uit elkaar te halen, ontstaat veel meer duidelijkheid.
Rol- en werkoverleg kennen elk hun eigen spelregels, de strakke werkvorm garandeert een efficiënt vergaderproces met 2 belangrijke rollen. De rol van de facilitator enerzijds die de structuur en spelregels bewaakt, de secretaris anderzijds die besluiten vastlegt en het overzicht van de afspraken bijhoudt. Beide overlegvormen hebben een aantal topics gemeenschappelijk
- Een check-in moment, een rondje om iets te benoemen wat aandacht vraagt met als doel het daarna ook te kunnen loslaten
- Een afsluitronde (of een check-out), waarbij terug kan gekeken worden op de kwaliteit van het overleg, eventueel kunnen verbeterpunten worden geïdentificeerd
- Het ter plaatse opstellen van de agenda met alle aanwezigen zodat je garandeert dat wat meest aandacht nodig heeft op dat moment, ook daadwerkelijk besproken wordt. De agendapunten zijn dus geënt op de huidige werkelijkheid
- Kenmerkend is dat er niet wordt gezocht naar perfectie (uitgangspunt is “goed genoeg voor nu, veilig om te proberen”) en dat “spanningen” altijd één voor één, met telkens 1 eigenaar worden behandeld – hoe klein de stap voorwaarts ook is, de organisatie ontwikkelt zich organisch en met voortschrijdend inzicht steeds verder
Om organisaties wendbaar te maken en houden, benadrukken we nogmaals het belang en de kracht van het roloverleg - een regelmatig terugkerend gesprek over de vooraf ontworpen en vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het team. Elk teamlid kan voorstellen formuleren om rollen te wijzigen, toe te voegen en zelfs te verwijderen. Dit overleg draagt enorm bij in het ontwikkelen van het gedeelde leiderschap en de noodzakelijke wendbaarheid van het team.
Wil je meer weten en leren, contacteer ons dan vrijblijvend voor verdere ondersteuning.
Jean-Paul Nauwelaers
