Opzetten van een PMO

Context

Project Management Office als oplossing voor een projectomgeving. Goede organisaties beseffen dat een duurzaam project- en programma-management gegroeid is tot dé kritische succesfactor van hun business. Ongetwijfeld erken ook jij de noodzaak van een formeel proces waarbinnen operationele én strategische projecten worden geïnitieerd, goedgekeurd en gestuurd. Bovendien hebben professionele projectmanagers nood aan professionele ondersteuning. Het Project / Programma / Portfolio Management Office (PMO) is hierop het enige echte antwoord.

Onze aanpak

• Deze opleiding bestaat uit 2 opleidingsdagen.
• De opleiding biedt een mix van theoretische onderbouw en praktische oefeningen.
• Elke deelnemer dient over een project te beschikken om het geleerde op toe te passen.
• We gaan concreet aan de slag met de projecten van de deelnemers.
• De opleiding biedt de mogelijkheid tot ervaringsuitwisseling met andere deelnemers.
• De leerervaring wordt ondersteund en versterkt door het gebruik van een online leerplatform.
• Een opleidingscertificaat kan voorzien worden.

Wat kan je verwachten?

• U leert wat de échte opdracht en toegevoegde waarde is van een Project Management Office.
• U leert hoe u als PMO manager de taak van proces- en schatbewaarder op moet nemen.
• U leert hoe u – door middel van een goed werkend PMO – de time-to-market, kosten, resources en kwaliteit optimaal beheerst.

Waarom dit programma?

• Het veranderingsproces geïnitieerd door het PMO: de oprichting van een PMO én het aansturen ervan is een belangrijke investering in tijd, middelen en mensen. En hoewel niemand de voordelen van een PMO betwijfelt (optimale inzet en opvolging van mensen en middelen, snellere time-to-market, betere service naar interne en externe klanten, drastische verhoging van de succesratio van jouw projecten, betere kostenbeheersing, …), gaat de opzet ervan gepaard met een ingrijpend veranderingsproces dwars doorheen de organisatie.
• Het PMO als proces- en schatbewaarder: het PMO functioneert als de ogen en oren voor zowel de projectleider, de stuurgroep, de interne of externe klant en de directie. Al deze stakeholders moeten ervan uit kunnen gaan dat ze met de informatie – bezorgd door het PMO – de juiste beslissingen kunnen nemen. Hiertoe identificeert en selecteert het PMO de projecten conform de ondernemingsstrategie en faciliteert alle noodzakelijke randvoorwaarden die leiden tot een werkbare en resultaatgerichte projectomgeving.
• Versnel jouw time-to-market en beheerskosten, resources en kwaliteit: deze training leert u hoe u op een resultaatgerichte manier uw projecten kunt beheren door het opzetten van een PMO. Niet alleen kunt u hierdoor de time-to-market van uw projecten versnellen, maar bovendien de kwaliteit ervan verbeteren en de totale kost van uw projecten reduceren. Een must voor iedere projectmanager die de noodzakelijke stap naar verdere professionalisering van het projectmanagement wil garanderen.
• Hoe integreert u het PMO binnen uw organisatie? Maar wanneer is een PMO nodig? Wat zijn de diverse verantwoordelijkheden van het PMO? En wat zijn het niet? Welke processen worden door het PMO gefaciliteerd en beheerd? Hoe zet u een PMO op? Hoe maakt u uw PMO operationeel? Welke communicatielijnen en hiërarchische lijnen tekent u uit? Kortom, hoe integreert u het PMO binnen uw organisatie?

Programma

• Inleiding: setting the scene … wat is wat binnen projectmanagement?
  • Projecten, programma’s en portfolio’s
  • Een ^project of een Program Management Office
• Module 1: is een project/program management office (PMO) wel nodig?
  • Voordelen van een PMO
  • Wat gaat er vooraf aan het opzetten van een PMO
  • Verantwoording van een PMO
• Module 2: PMO en de organisatie
  • Hoe kan een organisatie omgaan met projectmatig werken
  • Welke plaats kan een PMO hierbij innemen
  • Wat zijn mogelijke rollen & verantwoordelijkheden voor een PMO
• Module 3: het CRM (Customer Relationship Management) van het PMO
  • Wie zijn de klanten?
  • Welke activiteiten zijn er gericht naar deze klanten
  • Wat beschouwen we als excellente CRM
• Module 4: de relatie van het PMO met onderaannemers en leveranciers
  • Het PMO als kanaal om snel te “zien” waar er extra resources nodig zijn, gegeven het  bepaalde projectportfolio.
• Module 5: het PMO staat stil bij communicatie
  • Communicatie-elementen
  • Welke rol speelt het PMO in het projectcommunicatiegebeuren
• Module 6: mogelijke functies voor het PMO
  • Project Governance
  • Projectplanning en het opleveren van mijlpalen
  • Projectadministratie
  • Het beheren van project (management) gerelateerde kennis en informatie
  • Projectmanagementtraining
  • Het beheren van projectmiddelen (resources)
• Module 7: processen welke door het PMO mogelijkerwijze kunnen worden beheerd
  • Het selecteren van projecten die kunnen worden uitgevoerd
  • Het controleren van de vooruitgang van projecten
  • Het beheren en opvolgen van programma’s
  • Reviews en audits van projecten
• Module 8: hoe zetten we een PMO op?
  • Valkuilen bij het opstarten van een PMO
  • Best practices bij het implementeren en uitrollen van PMO in nationale & internationale organisaties
• Module 9: hoe maken we een PMO operationeel
  • Integreren van een PMO in het standaard werkoverleg
  • Integreren van een PMO via visueel management & digitale dashboards
  • Continue verbetering binnenin het PMO
• Module 10: discussie rond een aantal praktische concepten
  • Een PMO business plan
  • Een PMO charter
  • Een plan om de PMO te integreren in de organisatie
  • Een PMO dashboard met duidelijke metrics / Key Performance Indicatoren

Getuigenissen

• "Interessante inhoud op een interactieve manier gebracht. Goede oefeningen."
• "Zeer interactieve cursus, met ook interactie tussen de verschillende deelnemers van de training. Ons uitdagen met de oefeningen gaf mij een extra stimulans om het goed te doen."
• "Ik heb veel bijgeleerd om effectief mee aan de slag te gaan."
• "Goede energie, goed uitgelegd, trainer echt leuk en professioneel. echt goede balans tussen ernst en plezier. De manier waarop de training verliep was perfect. Echt een goede manier om onze "flow" te respecteren. Ze was heel flexibel en paste de training aan het publiek aan, wat niet gemakkelijk is."
• "Dankzij de opleiding kan ik nu tools gebruiken om mijn workload/tijd efficiënter te maken."