Stel je voor dat je in een roeiboot zit samen met een paar collega's van andere afdelingen van je organisatie. Jijzelf bent van Operations, een andere collega is van Sales, nog een andere van Finance. Jullie weten allemaal wat het ultieme doel is: de visie & missie van het bedrijf. Echter de weg ernaartoe is op meerdere manieren mogelijk. Je moet je maar eens voorstellen dat er geen standaard werkafspraak bestaat in jullie roeiboot die aangeeft op welk moment we moeten roeien en eventueel bijsturen. Zonder overeenstemming over de manier van roeien, zal de roeiboot hopeloos zijn koers verlaten. Veel tijd en energie zal nodig zijn om te corrigeren en terug richting doel te varen. We bouwen een achterstand op t.o.v. andere concurrerende roeiboten en zien de kans op het podium verminderen. Weg medaille, Weg premie …
Is bovenstaande saga herkenbaar in jouw organisatie?
Het is een illustratie van hoe een bedrijf zonder - sterk - ontwikkelde Sales & Operations Planning (S&OP) tevergeefs zijn bedrijfsstrategie tracht te vertalen in een tactisch & operationeel plan. Keer op keer is het een hele klus om de verschillende puzzelstukken in elkaar te laten vallen. Zowel vanuit purchase, marketing, finance, sales & operations zien we verschillende kijken op de realiteit. We zitten in een spiraal van continu brandjes blussen aangezien er voorafgaand geen eenduidig proces bestond hoe we dienen om te gaan met deze diverse doelstellingen. Hoe gaan we als management team om met een plotse stijging in marktvraag? Weten we meteen aan welke knoppen we mogen draaien om deze extra volumes te kunnen verwerken in ons proces? Wat zijn onze back-up scenario's? Hoe gaan we om met een geplande shutdown op het einde van het jaar? Is dit geweten door planning om hiervoor te bufferen? Werken we allemaal met dezelfde data om gefundeerde beslissingen te kunnen maken?
Wat vertellen de roeiers ons?
Iedere organisatie met een duidelijk gedefinieerde bedrijfsstrategie heeft nood aan een referentiekader, een herkenbaar punt om op terug te vallen wanneer er complexe probleemstellingen moeten worden opgelost. Een referentiekader dat steunt op afspraken die destijds zijn gemaakt met, voor en door iedereen. Sales & Operations Planning biedt ons standaard werkafspraken vanwaar we kunnen evolueren naar een betere standaard. S&OP kunnen we dan ook samenvatten als standaard werk (cf. een van de vele tools uit Lean Manufacturing) om als organisatie efficiënt & effectief te kunnen omgaan met afwijkingen. Variatie zowel vanuit de markt als vanuit onze interne organisatie. Zonder standaard is er geen verbetering mogelijk. Zonder S&OP is er dus geen stap vooruit mogelijk richting Supply Chain Excellence.
Waarom wordt het hebben van een S&OP des te kritischer?
Vandaag de dag zien we dat de markt in volle verandering is, en die verandering wordt daarbovenop versneld door de digitalisatie. Digitale transformaties zien we ondertussen in alle industrieën. De markt wordt getypeerd door VUCA (Volatile, Uncertain, Complex & Ambiguous). En het is net die context die het belang van een sterk uitgebouwde S&OP vergroot. We wensen afwijkingen in operations, variatie in klantenvraag, … snel te zien maar vooral ook heel gestructureerd te kunnen aanpakken. Standaard werk en visual management helpen in het beheersen van deze verhoogde complexiteit in de markt.
Een pak bedrijven zijn doorheen de jaren reeds gestart met S&OP, maar uit onderzoek is gebleken dat een groot deel dit proces niet verder verfijnd & ontwikkeld. Een standaard S&OP proces is niet zoals een wet of een van de 10 geboden. Het is iets wat een bedrijf moet doen streven om het continu te verbeteren. Streven naar Supply Chain Excellence is continu de huidige S&OP standaard in vraag durven stellen ter verbetering.
Wat mogen we minimaal verwachten van S&OP?
Een roeiboot met roeiers die duidelijke afspraken hebben gemaakt rond wie doet wat wanneer, halen die gouden medaille binnen. Vanuit ervaring zien we dat een bedrijf met een continu evoluerend S&OP proces zijn stockniveaus kan optimaliseren, een verhoogde OTIF (On-time and in-full) bereikt, working capital onder controle heeft, en vooral rust ritme regelmaat brengt in een organisatie. Kortom, S&OP stelt je in staat om te streven naar end-to-end supply chain excellence.
Honger naar meer content rond Supply Chain Management? Lees hier verder
Honger naar meer content rond Lean Manufacturing? Lees hier verder
Jeroen Van den Hove
