Uw weg naar project management excellence
Een project management office heeft geen zin voor mijn organisatie, of toch? KMO’s en internationale organisaties begrijpen steeds meer dat goed project- en programmabeheer de sleutel is tot duurzaam bedrijfssucces. Bedrijven hebben vaak een ambitieuze strategie maar worstelen nadien met de praktische doorvertaling naar een professionele projectomgeving. Een gestructureerde aanpak dringt zich op voor het opstarten, goedkeuren en beheren van zowel dagelijkse als strategische projecten. Bovendien hebben professionele projectmanagers behoefte aan de juiste ondersteuning. Het Project/Programma/Portfolio Management Office (PMO) is het antwoord op al deze uitdagingen.
Meer info rond project management opleidingen vind je hier.
Het Project Management Office als uw betrouwbaar kompas
Het PMO fungeert als uw ogen en oren, ongeacht of u een projectleider, een stuurgroep, een interne of externe klant of de directie bent. U kunt vertrouwen op de informatie die het PMO biedt om weloverwogen beslissingen te nemen rond uw project portfolio. Het PMO helpt u bij het identificeren en selecteren van projecten en programma’s die aansluiten bij uw bedrijfsstrategie en creëert de juiste omstandigheden voor een effectieve en resultaatgerichte projectomgeving.
Echter, hoe zorgen we dat het PMO beschikt over een hulpmiddel om projectdata eenvoudig ter beschikking te stellen voor deze diverse stakeholders. En dit zonder in de val te trappen van onnodige administratie. Het PMO dashboard als project management communicatiemiddel richting de volledige organisatie is hiervoor dé tool.
Wat is een PMO dashboard en wat zijn de voordelen?
KMO’s en internationale organisaties hebben vaak niet het overzicht van de verschillende projecten en programma’s in de organisatie, noch op high-level noch op detailniveau. “Help onze organisatie is een black box qua project management. We weten niet welke projecten er lopende zijn of welke er gevaar lopen”. Helaas is dit vaak een quote die we horen in meetings. Zonde van de talenten die worden ingezet op deze projecten, lijkt ons.
Een Project Management Office (PMO) dashboard wordt gebruikt om real-time informatie over projecten te verzamelen, te analyseren en weer te geven. Het PMO dashboard kan je zien als project portfolio kompas naar de volledige organisatie. Het gebruik van een PMO dashboard heeft tal van voordelen, we lijsten er enkele op die we zien in de praktijk bij onze klanten:
- Monitoring van projectvoortgang: Een PMO-dashboard biedt een overzicht van de evolutie van lopende projecten. Hierdoor kunnen projectmanagers, programmamanagers, teamleden en stakeholders (intern en extern) snel zien waar elk project zich bevindt in termen van planning, budget en mijlpalen.
- Risicobeheer: Het dashboard kan waarschuwingen en indicatoren bevatten voor potentiële risico's in projecten. Dit stelt het PMO en het management in staat om proactief maatregelen te nemen om risico's te verminderen voordat ze problematisch worden.
- Resourcebeheer: Het dashboard kan informatie bevatten over resourceallocatie, inclusief beschikbaarheid van personeel en budgetten. Dit helpt bij het optimaliseren van resourcebeheer en het voorkomen van overbelasting of onderbenutting van middelen.
- Besluitvorming: Het PMO dashboard voorziet besluitvormers van actuele gegevens om weloverwogen beslissingen te nemen. Dit kan variëren van het goedkeuren van extra middelen voor een kritiek project tot het stopzetten van projecten die niet rendabel lijken te zijn.
- Communicatie en transparantie: Het dashboard kan worden gedeeld met belanghebbenden om transparantie te bevorderen en hen op de hoogte te houden van de status van projecten. Dit versterkt het vertrouwen en helpt bij het betrekken van belanghebbenden.
- Continue verbetering: Door gegevens over projectprestaties te analyseren, kan het PMO trends en patronen identificeren. Dit stelt de organisatie in staat om lessen te trekken uit eerdere projecten en processen voortdurend te verbeteren.
- Efficiëntie rapportage: Het gebruik van een PMO dashboard kan leiden tot een efficiëntere en productievere projectomgeving, omdat het helpt bij het verminderen van handmatige rapportagetaken en het stroomlijnen van de informatiestroom.
Meer info rond dashboarding vind je hier.
Wat is de Stanwick-aanpak om een PMO dashboard op te zetten?
Het opstellen van project portfolio dashboard van een organisatie start steeds vanuit een goed begrip van de organisatie en betrokkenheid van een kernteam in het samen bouwen van de PMO tool.
Het opbouwen van een innovatie PMO dashboard, IT PMO dashboard, Sustainability PMO dashboard of eender welk ander PMO dashboard verloopt technisch snel. Vanuit Stanwick werken we hiervoor met een project portfolio dashboard template waarbij we ons baseren op professionele standaarden vanuit PMI (https://www.pmi.org/) en tegelijkertijd aanvullen met inzichten vanuit implementaties in diverse sectoren (bouw, chemie, farma, …). Op die manier hebben we op korte termijn een minimum viable product dat kan gebruikt worden in de organisatie. Hierop bouwen we verder met een kernteam en evolueren we zo naar een op maat gemaakte oplossing voor de specifieke noden.
Meer info over concrete voorbeelden uit diverse sectoren, aarzel niet om uit te reiken.
Hoe implementeer je nu een PMO?
Wanneer heeft een KMO nu echt een PMO nodig? Wat zijn de specifieke verantwoordelijkheden van het PMO en welke niet? Welke processen worden gefaciliteerd en beheerd door het PMO? Hoe richt u een PMO op en maakt u het operationeel binnen uw KMO? Welke communicatielijnen en hiërarchische structuren moet u opzetten? Kortom, hoe past u het PMO naadloos in uw organisatie in?
Het opzetten en beheren van een PMO vereist investeringen in tijd, middelen en mensen. Dat begrijpen we maar al te goed bij Stanwick. De implementatie van een praktisch en agile PMO betekent een aanzienlijke verandering binnen de organisatie en vereist de nodige change management aanpak.
Contacteer ons voor meer info.
Luister in tussentijd alvast naar onze Stanwick Podcast rond project management in de praktijk.
Jeroen Van den Hove
